Veel zelfstandig ondernemers rijden zakelijke kilometers met hun privéauto. Je gaat naar klanten, afspraken, locaties of je werkplek en onderweg maak je kosten. Dat voelt logisch, maar de regels eromheen voelen vaak alles behalve logisch. Je leest iets over € 0,23 per kilometer, je hoort iets over btw, en voor je het weet zie je door de bomen het bos niet meer.
Toch kunnen zakelijke kilometers juist voordeel opleveren wanneer je weet hoe het werkt en hoe je ze slim verwerkt in je administratie.
Mag je kilometers doorbelasten aan je opdrachtgever?
Veel ondernemers denken dat je maximaal € 0,23 per kilometer mag doorberekenen. Dat klopt niet. Je mag elke vergoeding hanteren die jij en je klant redelijk vinden. € 0,25 of € 0,35 is net zo toegestaan als € 1,00 wanneer je reistijd of extra kosten compenseert.
De vergoeding op de factuur is altijd exclusief btw. De btw die je erop zet volgt de dienst waarvoor je reist. In de meeste gevallen is dat 21% btw.
Voorbeeld
Geef je les aan kinderen en volwassenen op dezelfde dag? De lessen aan kinderen zijn vrijgesteld van btw, maar de ritten volgen de btw van de dienst die je factureert. Geef je die dag ook les aan volwassenen, dan bereken je 21% btw over je reiskosten. Geef je die dag uitsluitend les aan kinderen, dan factureer je de reiskosten vrijgesteld.
Hoe registreer je zakelijke ritten?
Je hoeft geen perfecte kilometerregistratie te overleggen bij je factuur, maar het is wel verstandig om ritten bij te houden zodat je factuur duidelijk en correct is. Dat kan eenvoudig met apps zoals Flitsmeister Pro, Gekko, Ritmeter of TimeChimp. Rijd je weinig zakelijke kilometers, dan werkt een simpele Excel of Google Sheet ook.
Mag je zakelijke kilometers aftrekken in je winst?
Ja. Voor zakelijke kilometers met je privéauto mag je € 0,23 [2025] per kilometer in aftrek brengen in je winst en verliesrekening. Daar staat geen btw op, want de Belastingdienst ziet dit als privéverbruik.
Deze kilometers moeten wel zakelijk zijn. Denk aan afspraken, ritten naar externe locaties, trainingen of het ophalen van materialen. Een eenvoudige registratie van datum, adressen en reden van de rit is voldoende.
Hoe zit het met btw op autokosten?
Autokosten aftrekken mag niet als je auto privé is. Wel mag je btw terugvragen over het zakelijke deel van je autokosten, zoals brandstof of onderhoud.
Dat werkt simpel gezegd zo: je kijkt hoeveel procent van je kilometers zakelijk is en dat percentage pas je toe op de btw die je hebt betaald.
Voorbeeld
Stel dat je € 5.000 aan autokosten hebt en dat daarop € 1.050 btw zit. Je hebt in totaal 30.000 kilometer gereden en daarvan is 24.000 kilometer zakelijk. Dan komt het zakelijke percentage uit op 80%. Je mag dan 80% van de btw aftrekken. Dat is € 840.
Aan het eind van het jaar moet je btw corrigeren voor privégebruik. Dat kan op basis van je daadwerkelijke kilometers of met de vaste methode van 1,5% van de cataloguswaarde.
Welke methode voor jou het meest oplevert, hangt af van je kilometers, je kosten en of je bij de aanschaf de btw hebt teruggevraagd. In fiscale termen heet dat: de auto btw zakelijk etiketteren.
Wil je het toch zelf doen en wil je niet zelf rekenen? Dan heeft de Belastingdienst een handig hulpmiddel online gezet. Je vindt het hier: hulpmiddel.
Wanneer is btw aftrekken interessant?
Dat hangt volledig af van jouw situatie. Rijd je veel zakelijke kilometers, dan werkt het vaak in je voordeel. Rijd je weinig zakelijk, dan kost de regeling meer tijd dan hij oplevert. Kijk vooral naar je eigen ritten en niet naar regels die je ergens hoort of leest.
Het mag eenvoudiger dan je denkt
De regels zijn complex, maar jouw aanpak hoeft dat niet te zijn. Met een eenvoudige registratie en een systeem dat past bij jouw manier van werken, voorkom je fouten en blijft je administratie overzichtelijk. Dat geeft rust en maakt dat je zakelijke kilometers echt iets opleveren.
