Veel zelfstandig ondernemers denken dat je etentjes eenvoudig kunt aftrekken als zakelijke kosten. Je neemt een klant mee, je bespreekt werk en je betaalt de rekening. Het voelt zakelijk, maar fiscaal werkt het net iets anders. Eten en drinken zijn namelijk geen gewone kosten. Ze vallen onder gemengde kosten en daarvoor gelden speciale regels.
Het goede nieuws: je mag deze kosten wel aftrekken, zolang je weet hoe de regels werken. Met het juiste inzicht voorkom je fouten en haal je maximaal voordeel uit je zakelijke uitgaven.
Wanneer zijn eten en drinken zakelijk?
Eten en drinken zijn zakelijk wanneer je ze maakt voor je onderneming en ze voldoende verband hebben met je werk. Dat betekent dat je een duidelijk zakelijk doel hebt. Denk aan een overleg, een brainstorm, een klantontmoeting of een zakelijke afspraak op locatie. De kosten zijn dan in principe zakelijk, al is de aftrek beperkt.
Voorbeeld
Je spreekt iemand in een restaurant om een samenwerking te bespreken. Dit heeft een direct zakelijk doel. De kosten mag je daarom opvoeren als zakelijke kosten. De aftrek is alleen beperkt tot een bepaald percentage. Daar komen we zo op terug.
Niet zakelijk zijn kosten die je maakt voor jezelf tijdens het werken, zoals je lunch in de auto, koffie onderweg of een broodje op het station. Dat zijn privé uitgaven, ook als je op pad bent voor je werk.
Waarom zijn eten en drinken maar beperkt aftrekbaar?
De Belastingdienst ziet eten en drinken als gemengde kosten. Dat betekent dat deze uitgaven zowel een zakelijk als een privé karakter hebben. Je moet toch eten, of je nu werkt of niet. Om die reden mag je deze kosten niet volledig aftrekken.
Je kunt kiezen uit twee methoden:
- Een vast bedrag per jaar niet aftrekken.
- Een percentage van je werkelijke kosten niet aftrekken.
Welke methode voor jou gunstig is, hangt af van hoeveel je aan eten en drinken uitgeeft.
Hoe werkt het met btw?
De btw op eten en drinken is meestal niet aftrekbaar, zeker niet wanneer je het nuttigt in de horeca. Daar mag je de btw nooit terugvragen.
Het ligt anders wanneer jij eten en drinken verzorgt op een werkplek. Dat kan jouw eigen kantoor zijn, een gehuurde cursusruimte of een andere locatie waar jij werkt of trainingen geeft. In deze situaties vallen de consumpties binnen je zakelijke omgeving en zijn ze onderdeel van jouw dienst. Daardoor is de btw wel aftrekbaar, zolang er een duidelijk zakelijk karakter is.
Praktijkvoorbeeld
Je organiseert een live cursus of trainingsdag en je deelnemers hebben zich vooraf ingeschreven. In de beschrijving staat dat koffie, thee, snacks en lunch inbegrepen zijn. De boodschappen of catering maak je klaar en worden op de trainingslocatie genuttigd. In dit geval is de btw aftrekbaar, omdat het eten en drinken onderdeel is van jouw belaste dienst en plaatsvindt op de werkplek.
Eten en drinken met personeel
Heb je personeel, dan gelden weer andere regels. Een maaltijd tijdens een zakelijke bijeenkomst kan onder de werkkostenregeling vallen. Je kunt het aanwijzen als eindheffingsloon. Dit onderwerp valt buiten de meeste zzp situaties, maar het is goed om te weten dat er andere opties zijn voor teams en personeel.
Waar gaat het vaak mis?
Veel ondernemers boeken alle horecakosten als zakelijk. Bijvoorbeeld koffie onderweg, lunch tussen afspraken, eten tijdens het werken in een café of snacks tijdens een lange werkdag. Dit voelt zakelijk, maar deze kosten zijn privé. Je eet omdat je moet eten, niet omdat je onderneming dat noodzakelijk maakt.
Voorbeeld
Je luncht alleen tijdens een werkdag. Dit voelt als werk, maar de kosten zijn privé. Je luncht om jezelf te voeden, niet omdat je onderneming dat nodig heeft.
Hoe doe je het in de praktijk?
Maak het jezelf eenvoudig. Noteer altijd met wie je afsprak, wat het zakelijke doel was, waar de afspraak plaatsvond en bewaar de bon. Dit hoeft geen uitgebreide toelichting te zijn. Een korte opmerking bij je bon is genoeg. Het zorgt ervoor dat jij later kunt uitleggen waarom dit een zakelijke afspraak was.
Waarom dit belangrijk is
Eten en drinken lijken kleine bedragen, maar tellen snel op. Door de regels goed toe te passen, voorkom je correcties en houd je grip op je kosten. Bovendien voorkom je dat je btw terugvraagt waar dat niet mag, of aftrek gebruikt waar het niet klopt. Dat geeft rust en zekerheid.
Wil je dat ik je help bij je administratie en belastingen?
Plan dan vandaag nog een gratis Winstgesprek in.
